Definition elektronischer Formulare – Was sind E-Formulare?

4. Juni 2024

Elektronische Formulare oder E-Formulare sind digitale Versionen herkömmlicher Papierformulare, die zur effizienten Erfassung und Verarbeitung von Informationen verwendet werden. Sie bieten zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Zugänglichkeit, weniger Papierkram, schnellere Bearbeitungszeiten und verbesserte Datengenauigkeit.

Was ist ein elektronisches Formular?

Was ist ein E-Formular?

Elektronische Formulare (E-Formulare) sind digitale Äquivalente herkömmlicher papierbasierter Formulare, die zum Sammeln, Verarbeiten und Speichern von Informationen verwendet werden. Sie sollen die Dateneingabe und -verwaltung rationalisieren, indem sie Benutzern die elektronische Eingabe von Informationen über Computer, Tablets oder Smartphones ermöglichen.

E-Formulare umfassen verschiedene Eingabefelder wie Textfelder, Dropdown-Menüs und Kontrollkästchen sowie Validierungsregeln, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der erfassten Daten sicherzustellen. Diese Formulare werden häufig mit integriert Datenbanken und andere digitale Systeme, was eine nahtlose Datenübertragung erleichtert und das Risiko von Fehlern im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe verringert. Darüber hinaus verbessern elektronische Formulare die Zugänglichkeit und ermöglichen Benutzern das sichere Ausfüllen und Senden von Formularen aus der Ferne, wodurch die Effizienz gesteigert und die Abhängigkeit von physischem Papierkram verringert wird.

Wie funktionieren E-Formulare?

Elektronische Formulare oder E-Formulare funktionieren, indem sie den Prozess der Sammlung und Verarbeitung von Informationen digitalisieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und die Genauigkeit und Zugänglichkeit der Daten verbessern. Hier ist eine Übersicht über ihre Funktionsweise:

  1. Design und Kreation. E-Formulare werden mit spezieller Software oder Online-Plattformen erstellt. In dieser Phase können Formulardesigner verschiedene Arten von Eingabefeldern hinzufügen, z. B. Textfelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs und Datumsauswahlfelder. Darüber hinaus können sie Validierungsregeln integrieren, um die Genauigkeit und Konsistenz der eingegebenen Daten sicherzustellen.
  2. Verteilung. Einmal entworfen, können E-Formulare über verschiedene Kanäle verteilt werden, z. B. per E-Mail, über Websites usw cloud-basierte Plattformen. Sie können in Webseiten eingebettet oder über Links geteilt werden, sodass sie für Benutzer leicht zugänglich sind.
  3. Dateneingabe. Benutzer greifen auf ihren Geräten wie Computern, Tablets oder Smartphones auf das E-Formular zu. Sie geben die erforderlichen Informationen direkt in die Formularfelder ein. E-Formulare enthalten häufig Echtzeit-Validierungsfunktionen, die Benutzer anleiten und Fehler verhindern, indem sie sofortiges Feedback geben, wenn falsche oder unvollständige Daten eingegeben werden.
  4. Vorlage. Nach dem Ausfüllen des Formulars übermitteln die Nutzer es elektronisch. Dadurch werden verschiedene Aktionen ausgelöst, wie zum Beispiel das Versenden von Bestätigungs-E-Mails, das Generieren von Benachrichtigungen oder die automatische Weiterleitung der Daten an die entsprechende Datenbank oder das entsprechende System zur Verarbeitung.
  5. Datenverarbeitung und -speicherung. Die übermittelten Daten werden gesammelt und in digitalen Datenbanken gespeichert, was einen einfachen Zugriff, Abruf und eine einfache Verwaltung ermöglicht. Die Daten können automatisch verarbeitet, in andere Systeme integriert und für verschiedene Zwecke verwendet werden, beispielsweise für Analysen, Berichte oder Workflow-Automatisierung.
  6. Integration und Automatisierung. E-Formulare können in andere Softwareanwendungen integriert werden, beispielsweise in CRM-Systeme (Customer Relationship Management). Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme. Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss und automatisiert Routineaufgaben, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und die Effizienz verbessert werden.
  7. Sicherheit und Compliance. E-Formulare sind mit Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen ausgestattet. Das beinhaltet Verschlüsselung, sicher Beglaubigung Methoden und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften wie z DSGVO or HIPAA.

Vorteile elektronischer Formulare

Elektronische Formulare bieten zahlreiche Vorteile, die die Effizienz, Genauigkeit und Zugänglichkeit der Datenerfassung und -verarbeitung verbessern. Durch die Umstellung von herkömmlichen Papierformularen auf digitale Formate können Unternehmen Arbeitsabläufe rationalisieren, Kosten senken und die Gesamtproduktivität verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile elektronischer Formulare:

  • Verbesserte Zugänglichkeit. E-Formulare können von überall und jederzeit mit verschiedenen Geräten wie Computern, Tablets und Smartphones abgerufen und ausgefüllt werden.
  • Verbesserte Datengenauigkeit. E-Formulare umfassen Validierungsregeln und eine Echtzeit-Fehlerprüfung, die dazu beitragen, sicherzustellen, dass die eingegebenen Informationen korrekt und vollständig sind.
  • Schnellere Bearbeitungszeiten. Die digitale Übermittlung elektronischer Formulare macht die physische Handhabung, den Transport und die Analyse von Papierformularen überflüssig.
  • Kosteneinsparungen. Durch die Reduzierung der Abhängigkeit von Papier, Drucken und physischer Lagerung helfen E-Formulare Unternehmen dabei, Material und damit verbundene Kosten zu sparen. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung der Dateneingabe und -verarbeitung die Arbeitskosten und den Verwaltungsaufwand.
  • Umweltverträglichkeit. Durch die Umstellung auf E-Formulare wird der Papierverbrauch minimiert und Abfall reduziert.
  • Optimierte Arbeitsabläufe. E-Formulare können in verschiedene digitale Systeme und Datenbanken integriert werden, was eine nahtlose Datenübertragung und Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht.
  • Besseres Datenmanagement. E-Formulare können effektiver organisiert, durchsucht und analysiert werden als Papierformulare, wodurch die Datenverwaltung und -zugänglichkeit verbessert wird.
  • Sicherheit und Compliance. E-Formulare können so gestaltet werden, dass sensible Informationen durch robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Authentifizierung geschützt werden. Darüber hinaus unterstützen sie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften und sorgen für einen sicheren und ethisch einwandfreien Umgang mit den erhobenen Daten.
  • Anpassung und flexFähigkeit. E-Formulare können leicht an spezifische organisatorische Anforderungen angepasst werden.
  • Skalierbarkeit. E-Formulare können so skaliert werden, dass sie große Einreichungen ohne physische Lagerung und Einschränkungen bei der manuellen Verarbeitung verarbeiten können. Diese Skalierbarkeit ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die schwankende oder wachsende Anforderungen an die Datenerfassung haben.

Branchen, die am häufigsten E-Formulare verwenden

Elektronische Formulare werden in verschiedenen Branchen häufig verwendet, um die Datenerfassung zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und die Genauigkeit zu erhöhen. Hier sind einige der häufigsten Branchen, die E-Formulare verwenden.

Informationstechnologie (IT)

IT-Abteilungen und Unternehmen nutzen E-Formulare für Helpdesk-Tickets, Projektanfragen, Änderungsmanagement und Bestandsverfolgung. E-Formulare ermöglichen es IT-Experten, Daten effizient zu sammeln und zu verarbeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt erfasst werden. Durch die Integration von E-Formularen in IT-Managementsysteme können Unternehmen ihre Reaktionszeiten verbessern, die Zusammenarbeit verbessern und umfassende Aufzeichnungen über IT-Aktivitäten und -Ressourcen führen.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser und Kliniken nutzen E-Formulare für die Patientenregistrierung, Krankengeschichten, Einverständniserklärungen und Abrechnungen. Diese digitalen Formulare verbessern die Datengenauigkeit, reduzieren den Papieraufwand und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Patientenakten, was die Qualität der Pflege und die betriebliche Effizienz verbessert. Darüber hinaus unterstützen E-Formulare Gesundheitsdienstleister bei der Einhaltung von HIPAA und anderen Datenschutzbestimmungen, indem sie vertrauliche Patienteninformationen schützen.

Finanzdienstleistungen

Banken, Versicherungsgesellschaften und Wertpapierfirmen nutzen E-Formulare für Kontoeröffnungen, Kreditanträge, Versicherungsansprüche und Compliance-Berichte. E-Formulare reduzieren den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Transaktionen, minimieren Fehler und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Integration in Backend-Systeme ermöglichen E-Formulare Finanzdienstleistern, ihren Kunden schnellere und effizientere Dienstleistungen anzubieten.

Bildung

Im Bildungsbereich werden E-Formulare häufig für die Einschreibung von Studierenden, die Kursanmeldung, das Einholen von Rückmeldungen und für Verwaltungsaufgaben verwendet. Durch die Digitalisierung papierbasierter Formulare reduzieren Bildungseinrichtungen den Verwaltungsaufwand, verbessern die Kommunikation mit Schülern und Eltern und stellen den zeitnahen Zugriff auf wichtige Informationen sicher. E-Formulare unterstützen auch Fernlernumgebungen, indem sie es Studierenden ermöglichen, Formulare online auszufüllen und einzureichen.

der Regierung

Regierungsbehörden nutzen E-Formulare, um die Dienstleistungen für die Bürger zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und Verwaltungsprozesse zu rationalisieren. E-Formulare werden für eine Vielzahl von Anträgen verwendet, darunter Genehmigungsanträge, Steuererklärungen, Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen und Wählerregistrierungen. Die Einführung elektronischer Formulare hilft Regierungsbehörden, den Papieraufwand zu reduzieren, die Datengenauigkeit zu verbessern und die Leistungserbringung zu beschleunigen.

Human Resources

In der Personalbranche sind E-Formulare für die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, Einstellungsprozessen und Compliance-Dokumentation unerlässlich. Personalabteilungen nutzen E-Formulare für Bewerbungen, Einstellungsunterlagen, Leistungsbewertungen und die Anmeldung zu Sozialleistungen. Die Verwendung von E-Formularen vereinfacht die Datenerfassung, reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und stellt sicher, dass Mitarbeiterdatensätze aktuell und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus helfen E-Formulare Personalfachleuten dabei, Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten, indem sie genaue und sichere Mitarbeiterdaten verwalten.


Anastazija
Spasojević
Anastazija ist eine erfahrene Content-Autorin mit Wissen und Leidenschaft für cloud Computer, Informationstechnologie und Online-Sicherheit. Bei phoenixNAP, konzentriert sie sich auf die Beantwortung brennender Fragen zur Gewährleistung der Datenrobustheit und -sicherheit für alle Teilnehmer der digitalen Landschaft.