Was ist Information Lifecycle Management (ILM)?

Information Lifecycle Management (ILM) ist ein umfassender Ansatz zur Verwaltung der Daten einer Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Löschung.

Was ist Information Lifecycle Management?

Information Lifecycle Management (ILM) ist ein strategischer Rahmen, der die Prozesse, Richtlinien und Technologien umfasst, die zur Verwaltung von Daten von ihrer ersten Erstellung bis zu ihrer endgültigen Entsorgung verwendet werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient und sicher gehandhabt werden und berücksichtigt ihre Lagerung, Zugriffs- und Governance-Anforderungen in jeder Phase.

Ziel des ILM ist die Optimierung der Kosteneffizienz von Datenmanagement Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt und die Integrität und Verfügbarkeit der Informationen gewahrt. Dazu gehört die Kategorisierung von Daten auf der Grundlage ihres Werts und ihrer Nutzungsmuster, die Anwendung geeigneter Speicherlösungen sowie die Implementierung von Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien.

Durch diese systematische Datenverwaltung können Unternehmen Risiken reduzieren, die Betriebseffizienz steigern und einen höheren Wert aus ihren Informationsbeständen ziehen.

Information Lifecycle Management vs. Data Lifecycle Management

ILM ist ein umfassender Ansatz, der neben der Verwaltung von Daten auch die damit verbundenen Metadaten, Dokumente und Inhalte, mit Schwerpunkt auf Richtlinien, Governanceund Compliance während des gesamten Lebenszyklus von Informationen.

DLM hingegen konzentriert sich speziell auf die Phasen, die Daten durchlaufen, von der Erstellung und Speicherung bis hin zur Nutzung, Archivierung und Löschung, wobei der Schwerpunkt vor allem auf der Optimierung von Speicherlösungen und der Aufrechterhaltung der Datenqualität liegt.

Während ILM ein breiteres Spektrum an Informationsmanagementaktivitäten und -verwaltung umfasst, konzentriert sich DLM stärker auf die praktischen Aspekte einer effizienten und effektiven Verwaltung von Datenbeständen.

Wie funktioniert Information Lifecycle Management?

Das Information Lifecycle Management umfasst eine Reihe von Schritten, die sicherstellen, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv verwaltet werden. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Datenerstellung und -erfassung. Der Prozess beginnt mit der Erstellung oder Erfassung von Daten. Dazu gehört das Generieren neuer Daten aus Geschäftsaktivitäten, das Erfassen von Daten aus externen Quellen oder das Importieren von Daten aus anderen Systemen.
2. Klassifizierung und Kategorisierung. Daten werden nach Typ, Wert und Verwendung klassifiziert. In diesem Schritt werden Metadaten zugewiesen und die geeigneten Verarbeitungsverfahren für verschiedene Datenkategorien festgelegt.
3. Speicherung und Archivierung. Die Daten werden je nach Klassifizierung in geeigneten Speichersystemen gespeichert. Häufig abgerufene Daten können auf Hochleistungssystemen gespeichert werden, während weniger kritische Daten auf kostengünstigen Speicherlösungen archiviert werden können.
4. Zugang und Nutzung. Es werden Richtlinien und Kontrollen implementiert, um zu verwalten, wer auf die Daten zugreifen kann und wie sie verwendet werden können. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Daten autorisierten Benutzern zur Verfügung stehen und gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
5. Wartung und Schutz. Die laufende Wartung umfasst Daten backups, Updates und Gewährleistung DatenintegritätZu den Schutzmaßnahmen gehört die Implementierung von Sicherheitsprotokollen zum Schutz der Daten vor Bedrohungen wie Cyber-Angriffe und dem Datenverstöße.
6. Aufbewahrung und Einhaltung. Daten werden je nach gesetzlichen Anforderungen, Geschäftsanforderungen und Organisationsrichtlinien für bestimmte Zeiträume aufbewahrt. Die Einhaltung gesetzlicher und branchenüblicher Standards wird überwacht und durchgesetzt.
7. Archivierung und Entsorgung. Nicht mehr benötigte Daten werden in die Langzeitarchivierung verschoben oder sicher entsorgt. Bei der Entsorgung werden die Daten gelöscht oder vernichtet, um sicherzustellen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können, und es gelten die Datenschutzbestimmungen.
8. Überwachung und Berichterstattung. Eine kontinuierliche Überwachung der Datennutzung, Leistung und Einhaltung von ILM-Richtlinien ist unerlässlich. Berichte liefern Einblicke in die Effektivität des Datenmanagements und helfen bei Prüfungs- und Entscheidungsprozessen.

Funktionen zur Verwaltung des Information Lifecycle

Das Information Lifecycle Management zeichnet sich durch mehrere Schlüsselfunktionen aus, die sicherstellen, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus effizient, sicher und in Übereinstimmung mit den relevanten Vorschriften verwaltet werden. Hier sind die wichtigsten Merkmale:

• Umfassendes Datenmanagement. ILM umfasst alle Phasen der Datenverarbeitung, von der Erstellung bis zur Entsorgung. Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass Daten im gesamten Unternehmen einheitlich verwaltet werden.
• Von der Politik gesteuert. ILM wird durch Richtlinien gesteuert, die vorgeben, wie Daten in jeder Phase ihres Lebenszyklus behandelt werden sollen. Diese Richtlinien gewährleisten Konsistenz, Compliance und Ausrichtung an Geschäftszielen.
• Klassifizierung und Kategorisierung. Effektives ILM umfasst die Klassifizierung und Kategorisierung von Daten anhand ihres Werts, ihrer Sensibilität und ihrer Nutzungsmuster. Diese Klassifizierung hilft bei der Anwendung der entsprechenden Verwaltungsstrategien für verschiedene Datentypen.
• Automatisierte Prozesse. Automatisierung ist ein entscheidendes Merkmal von ILM, da sie den manuellen Aufwand zur Verwaltung von Daten reduziert. Automatisierte Workflows übernehmen Aufgaben wie Datenmigration, Archivierung und Löschung, sorgen für Effizienz und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler.
• Skalierbarkeit. ILM-Systeme sind so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen. Wenn das Datenvolumen zunimmt, können ILM-Lösungen den steigenden Datenbedarf ohne Kompromisse bei Leistung oder Verwaltbarkeit decken.
• Sicherheit und Compliance. ILM legt großen Wert auf data security und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dazu gehört die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten vor Verstößen und die Gewährleistung, dass die Datenverarbeitung den gesetzlichen und branchenüblichen Standards entspricht.
• Kosteneffizienz. Durch die Optimierung der Datenspeicherung und -verwaltung hilft ILM Unternehmen, Kosten zu senken. Dabei werden kostengünstige Speicherlösungen für weniger kritische Daten verwendet und eine effiziente Nutzung der Ressourcen sichergestellt.
• Datenintegrität und -verfügbarkeit. Die Sicherstellung der Datenintegrität und -verfügbarkeit ist ein Kernmerkmal von ILM. Dazu gehört die regelmäßige Datenvalidierung, backups und Implementierung von Failover-Mechanismen, um sicherzustellen, dass die Daten immer zugänglich und zuverlässig sind.
• Lebenszyklusverfolgung und -berichterstattung. ILM umfasst Mechanismen zur Verfolgung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus und zur Generierung von Berichten über Datenverwaltungsaktivitäten. Diese Verfolgung bietet Einblick in Datennutzung, Leistung und Compliance und unterstützt so die Entscheidungsfindung und Prüfungen.

Vorteile des Information Lifecycle Managements

Information Lifecycle Management bietet einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Kosteneffizienz. Durch Kategorisierung und Speicherung von Daten basierend auf ihrem Wert und ihrer Nutzung trägt ILM zur Reduzierung der Speicherkosten bei. Häufig abgerufene Daten können auf Hochleistungssystemen gespeichert werden, während weniger kritische Daten auf kostengünstigere Speicherlösungen verschoben werden.
• Verbesserte Datenqualität. Durch regelmäßige Pflege und Validierung der Daten wird deren Genauigkeit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit sichergestellt, was zu besseren Entscheidungen und höherer Betriebseffizienz führt.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance. ILM implementiert strenge Zugriffskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten. Darüber hinaus gewährleistet es die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Branchenstandards und reduziert so das Risiko rechtlicher und finanzieller Strafen.
• Optimierte Speichernutzung. Durch die effiziente Verwaltung von Daten von der Erstellung bis zur Entsorgung optimiert ILM die Nutzung von Speicherressourcen. Es verhindert die übermäßige Nutzung von teurem Speicher und maximiert die Effizienz von Investitionen in Datenspeicher.
• Bessere Datenzugänglichkeit und -verfügbarkeit. Durch die ordnungsgemäße Kategorisierung und Verwaltung der Daten wird sichergestellt, dass autorisierte Benutzer bei Bedarf problemlos auf die Daten zugreifen können.
• Risikominderung. Die Implementierung von ILM reduziert das Risiko von Data Loss, Verstöße und Korruption. Regelmäßige backups und sichere Entsorgungsmethoden gewährleisten die Datenintegrität und Vertraulichkeit.
• Verbesserte Geschäftsflexibilität. Mit einem gut organisierten Datenmanagementsystem können sich Unternehmen schnell an Änderungen anpassen, beispielsweise an neue gesetzliche Anforderungen oder Geschäftsprozesse.
• Umweltverträglichkeit. Durch effizientes Datenmanagement wird der Bedarf an übermäßiger physischer Speicherinfrastruktur verringert, was zu einem geringeren Energieverbrauch und einem verbesserten CO2-Fußabdruck führt.