KPI-Definition – Was ist ein KPI (Key Performance Indicator)?

Key Performance Indicators (KPIs) sind messbare Werte, die zeigen, wie effektiv eine Organisation ihre wichtigsten Geschäftsziele erreicht. Sie dienen der Erfolgsbeurteilung der Zielerreichung auf verschiedenen Ebenen, von übergeordneten strategischen Zielen bis hin zu konkreten operativen Aufgaben.

Was ist KPI?

Key Performance Indicators sind quantifizierbare Kennzahlen, anhand derer Unternehmen ihren Erfolg bei der Erreichung bestimmter Ziele messen. Diese Indikatoren sind entscheidend für die Beurteilung der Leistung in verschiedenen Bereichen wie Finanzen, Betrieb, Marketing und Kundenzufriedenheit.

KPIs bieten einen klaren Rahmen für die Festlegung von Zielen, die Verfolgung von Fortschritten und das Treffen datengesteuerter Entscheidungen. Sie sind in der Regel auf die strategischen Ziele der Organisation ausgerichtet und bieten Einblicke sowohl in übergeordnete Ziele als auch in granulare operative Aufgaben. Durch die Überwachung von KPIs können Unternehmen Trends erkennen, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und Prozesse optimieren, um die Gesamteffizienz und Effektivität zu steigern.

Um effektiv zu sein und sicherzustellen, dass sie aussagekräftige Daten liefern, müssen KPIs spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Durch kontinuierliche Überwachung und Analyse ermöglichen KPIs Unternehmen, agil zu bleiben, sich an veränderte Bedingungen anzupassen und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

KPI-Beispiel

Ein Beispiel für einen Key Performance Indicator (KPI) ist der Kundenzufriedenheitswert (CSAT). Dieser KPI misst den Grad der Zufriedenheit, den Kunden mit den Produkten, Dienstleistungen oder Interaktionen eines Unternehmens empfinden. Sie wird in der Regel durch Umfragen erhoben, bei denen Kunden ihre Zufriedenheit auf einer Skala wie 1 bis 5 oder 1 bis 10 bewerten. Beispielsweise könnte ein Unternehmen nach einer Interaktion mit dem Kundensupport eine Umfrage mit der Frage senden: „Wie zufrieden waren Sie mit dem Service?“ Sie erhielten?" Anschließend bewerten die Kunden ihre Erfahrungen und die durchschnittliche Punktzahl stellt den CSAT dar.

Dieser KPI hilft Unternehmen zu verstehen, wie gut sie die Erwartungen der Kunden erfüllen, und zeigt Bereiche auf, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Hohe CSAT-Werte korrelieren oft mit Kundentreue, Stammkunden und positiver Mundpropaganda und sind somit ein entscheidender Indikator für kundenorientierte Strategien.

Warum sind KPIs wichtig?

Key Performance Indicators (KPIs) bieten eine klare und objektive Möglichkeit, die Leistung einer Organisation anhand ihrer Ziele zu messen. Sie bieten mehrere entscheidende Vorteile:

• Leistungsmessung. Mit KPIs können Unternehmen den Fortschritt bei der Erreichung spezifischer Ziele verfolgen und so sicherstellen, dass die Anstrengungen mit den strategischen Zielen in Einklang stehen.
• Informierte Entscheidungsfindung. Durch die Bereitstellung konkreter Daten helfen KPIs Managern und Führungskräften, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und proaktiv auf Veränderungen zu reagieren.
• Zielausrichtung. KPIs stellen sicher, dass alle Teammitglieder verstehen, was wichtig ist, und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, wodurch der Zusammenhalt und die Konzentration im gesamten Unternehmen gefördert werden.
• Rechenschaftspflicht. Sie legen klare Erwartungen und Benchmarks fest und machen es einfacher, Einzelpersonen und Teams für ihre Leistung zur Rechenschaft zu ziehen.
• Ständige Verbesserung. Durch die regelmäßige Überwachung von KPIs können Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, Prozesse optimieren und Innovationen vorantreiben.
• Ressourcenoptimierung. KPIs helfen bei der effizienten Ressourcenzuteilung, indem sie hervorheben, welche Bereiche die besten Ergebnisse liefern und welche mehr Aufmerksamkeit erfordern.
• Motivation und Engagement. Klare und erreichbare KPIs können Mitarbeiter motivieren, indem sie ihnen Zielvorgaben geben und ein Erfolgserlebnis vermitteln, wenn sie diese Ziele erreichen oder übertreffen.

KPI-Typen

Es gibt verschiedene Arten von Key Performance Indicators (KPIs), die jeweils einem bestimmten Zweck dienen und verschiedene Aspekte der Leistung einer Organisation messen. Das Verständnis dieser Typen hilft Unternehmen dabei, ihre Kennzahlen so anzupassen, dass sie auf spezifische Ziele und betriebliche Anforderungen abgestimmt sind.

Quantitative KPIs

Quantitative KPIs sind numerische Indikatoren, die objektive Leistungsmessungen ermöglichen. Sie stützen sich auf Daten und statistische Methoden, um Fortschritte und Ergebnisse zu bewerten. Durch die Konzentration auf harte Zahlen bieten quantitative KPIs klare und eindeutige Erkenntnisse darüber, wie gut ein Unternehmen seine Ziele erreicht.

Beispiele für quantitative KPIs sind:

• Umsatzwachstum.
• Anzahl Neukunden.
• Produktionsmengen.

Qualitative KPIs

Qualitative KPIs hingegen messen immaterielle Leistungsaspekte, die nicht numerisch erfasst werden können. Bei diesen Indikatoren handelt es sich häufig um subjektive Bewertungen und Beschreibungen. Auch wenn sie schwerer zu quantifizieren sind, liefern sie wertvolle Zusammenhänge und Einblicke in die Qualität von Prozessen und Erfahrungen. Qualitative KPIs sind für die Bewertung der Wirksamkeit von Strategien und Initiativen und für den Vergleich mit Branchenstandards von entscheidender Bedeutung.

Beispiele für qualitative KPIs sind:

• Kundenzufriedenheitsbewertungen.
• Grad des Mitarbeiterengagements.
• Markenreputation.

Führende KPIs

Führende KPIs sind prädiktive Kennzahlen, die dabei helfen, die zukünftige Leistung auf der Grundlage aktueller Aktivitäten und Trends vorherzusagen. Dabei handelt es sich um proaktive Maßnahmen, die potenzielle Ergebnisse anzeigen und es Organisationen ermöglichen, Anpassungen vorzunehmen, bevor Probleme auftreten. Durch die Fokussierung auf Aktivitäten, die den zukünftigen Erfolg vorantreiben, ermöglichen führende KPIs Unternehmen, den Herausforderungen einen Schritt voraus zu sein und Chancen zu nutzen.

Beispiele für führende KPIs sind:

• Anzahl der generierten neuen Leads.
• Schulungsstunden für Mitarbeiter.
• Ausgaben für Forschung und Entwicklung.

Verspätete KPIs

Nachlaufende KPIs sind retrospektive Indikatoren, die die Ergebnisse vergangener Maßnahmen und Entscheidungen messen und ein klares Bild davon liefern, was bereits geschehen ist. Während sie für die Beurteilung der Gesamtleistung und der Ergebnisse wertvoll sind, sind verzögerte KPIs reaktiv und bieten keine prädiktiven Erkenntnisse. Sie sind wichtig für die Bewertung der Wirksamkeit von Strategien und Initiativen und für den Vergleich mit Industriestandards.

Zu den nachlaufenden KPIs gehören:

• Vierteljährliche Verkaufszahlen.
• Kundenbindungsraten.
• Jährliche Gewinnmargen.

KPIs eingeben

Input-KPIs verfolgen die zur Erreichung von Geschäftszielen investierten Ressourcen und messen die für die Produktion oder Servicebereitstellung erforderlichen Inputs. Eingabe-KPIs helfen Unternehmen, die zur Leistungssteigerung erforderlichen Ressourcen zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Effizienz verbessert werden kann. Durch die Überwachung der Eingaben stellen Unternehmen sicher, dass sie ihre Ressourcen optimal nutzen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Beispiele für Eingabe-KPIs sind:

• Zuteilungsbudget.
• Personalbestand.
• Materialverbrauch.

KPIs verarbeiten

Prozess-KPIs konzentrieren sich auf die Effizienz und Effektivität interner Prozesse, die zu Endergebnissen führen. Sie messen, wie gut Prozesse ausgeführt werden, und identifizieren Engpässe oder Bereiche mit Verbesserungsbedarf. Prozess-KPIs sind entscheidend für die Optimierung betrieblicher Arbeitsabläufe, die Reduzierung von Verschwendung und die Steigerung der Gesamtproduktivität. Sie bieten Einblicke in die internen Abläufe einer Organisation und helfen dabei, Aktivitäten zu rationalisieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Hier einige Beispiele für Prozess-KPIs:

• Produktionszykluszeit.
• Auftragserfüllungsraten.
• Fehlerquoten bei der Herstellung.

Ausgabe-KPIs

Output-KPIs messen die direkten Ergebnisse von Geschäftsaktivitäten und -prozessen, indem sie die erzeugten konkreten Produkte oder Dienstleistungen quantifizieren. Output-KPIs geben einen klaren Hinweis auf die Effizienz und Effektivität der Produktionsbemühungen. Durch die Verfolgung der Ergebnisse können Unternehmen ihre Fähigkeit beurteilen, die Nachfrage zu befriedigen, Qualitätsstandards einzuhalten und den Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Beispiele für Output-KPIs sind:

• Anzahl der produzierten Einheiten.
• Anzahl der abgeschlossenen Projekte.
• Service-Lieferzeiten.

Ergebnis-KPIs

Ergebnis-KPIs bewerten die umfassendere Auswirkung von Geschäftsaktivitäten auf das Erreichen strategischer Ziele. Diese Kennzahlen messen langfristige Ergebnisse und den Gesamterfolg und bieten einen umfassenden Überblick darüber, wie gut eine Organisation ihre Mission und Vision erfüllt. Sie sind für das Verständnis des letztendlichen Werts, der durch Geschäftsaktivitäten geschaffen wird, und für die Steuerung der strategischen Planung und Entscheidungsfindung von wesentlicher Bedeutung.

Beispiele für Ergebnis-KPIs sind:

• Marktanteilswachstum.
• Kundentreue.
• Gesellschaftliche Auswirkungen.

Was macht einen guten KPI aus?

Ein guter KPI verfügt über mehrere wesentliche Merkmale, die ihn bei der Messung und Steuerung der Unternehmensleistung effektiv machen. Hier sind die Schlüsselattribute, die zur Qualität eines KPI beitragen:

• Spezifisch. Ein guter KPI ist klar und fokussiert und befasst sich mit einem bestimmten Leistungsaspekt. Es definiert genau, was gemessen wird und warum es wichtig ist, und lässt keinen Raum für Unklarheiten.
• Messbar. Es muss quantifizierbar sein und eine objektive Bewertung und Nachverfolgung im Zeitverlauf ermöglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass Fortschritte klar beobachtet und mit festgelegten Zielen oder Benchmarks verglichen werden können.
• Erreichbar. Ein KPI sollte unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und Einschränkungen realistisch und erreichbar sein. Es sollte die Organisation herausfordern, aber im Rahmen des Möglichen bleiben und eher motivieren als entmutigen.
• Relevant. Der KPI muss mit den strategischen Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmen. Es sollte messen, was für das Unternehmen am wichtigsten ist, und direkt zu seinem Erfolg beitragen.
• Zeit gebunden. Ein guter KPI hat einen definierten Zeitrahmen für die Erreichung. Dies hilft bei der Festlegung von Fristen und Meilensteinen, fördert das Gefühl der Dringlichkeit und ermöglicht zeitnahe Bewertungen und Anpassungen.
• Umsetzbar. Es sollte Erkenntnisse liefern, die zu umsetzbaren Schritten führen. Ein guter KPI hebt Verbesserungsmöglichkeiten hervor und hilft bei Entscheidungsprozessen, indem er anzeigt, wo Änderungen erforderlich sind.
• Zuverlässig. Um wirklich fundierte Entscheidungen zu treffen, müssen die zur Messung des KPI verwendeten Daten genau und konsistent sein.
• Vergleichbar. Ein KPI sollte Vergleiche über verschiedene Zeiträume oder mit anderen Benchmarks ermöglichen. Dies hilft, Trends zu verstehen, Fortschritte zu messen und Bereiche zu identifizieren, in denen Raum für Wachstum besteht.

Wie legt man KPIs fest?

Um sicherzustellen, dass KPIs mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen und sowohl effektiv als auch umsetzbar sind, müssen sie in einem strukturierten Prozess festgelegt werden. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Festlegen von KPIs:

• Definieren Sie klare Ziele. Beginnen Sie damit, die strategischen Ziele und Vorgaben Ihrer Organisation zu verstehen und zu definieren. Diese Ziele sollten spezifisch und messbar sein und auf die Gesamtmission und Vision des Unternehmens abgestimmt sein. Klare Ziele bilden die Grundlage für relevante und fokussierte KPIs.
• Identifizieren Sie kritische Erfolgsfaktoren. Bestimmen Sie die wichtigsten Aktivitäten und Prozesse, die für die Erreichung Ihrer Ziele unerlässlich sind. Mithilfe dieser Faktoren können Sie ermitteln, welche Leistungsbereiche am wichtigsten zu verfolgen und zu messen sind.
• Wählen Sie relevante KPIs aus. Wählen Sie KPIs aus, die direkt mit Ihren Zielen und kritischen Erfolgsfaktoren übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass jeder KPI relevant ist und aussagekräftige Einblicke in die Leistung Ihres Unternehmens bietet. Vermeiden Sie die Auswahl zu vieler KPIs, da dies zu Verwirrung und Verwässerung des Fokus führen kann.
• Sorgen Sie für Messbarkeit. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten KPIs quantifizierbar sind. Definieren Sie, wie jeder KPI gemessen wird, einschließlich der Datenquellen und Erhebungsmethoden. Messbare KPIs ermöglichen eine objektive Verfolgung und Bewertung des Fortschritts.
• Legen Sie Ziele und Benchmarks fest. Legen Sie klare Ziele und Benchmarks für jeden KPI fest. Diese Ziele sollten realistisch und erreichbar, aber dennoch anspruchsvoll genug sein, um Verbesserungen voranzutreiben. Benchmarks können auf historischen Leistungen, Branchenstandards oder Wettbewerbsanalysen basieren.
• Definieren Sie Zeitrahmen. Geben Sie die Zeitrahmen für die Erreichung der für jeden KPI festgelegten Ziele an. Dazu gehört die Festlegung von Fristen, Meilensteinen und Überprüfungszeiträumen. Zeitgebundene KPIs tragen dazu bei, das Gefühl der Dringlichkeit aufrechtzuerhalten und regelmäßige Leistungsbewertungen zu erleichtern.
• Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu. Weisen Sie die Verantwortung und Verantwortung für jeden KPI bestimmten Personen oder Teams innerhalb der Organisation zu. Dadurch wird sichergestellt, dass eine klare Verantwortung für die Überwachung und Erreichung der Ziele besteht.
• Überwachen und überprüfen Sie regelmäßig. Richten Sie ein System zur regelmäßigen Überwachung und Überprüfung von KPIs ein. Dazu gehört das Sammeln und Analysieren von Daten, das Verfolgen von Fortschritten und die Durchführung regelmäßiger Leistungsüberprüfungen. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um bei Bedarf fundierte Entscheidungen und Anpassungen zu treffen.
• Kommunizieren und ausrichten. Stellen Sie sicher, dass KPIs im gesamten Unternehmen klar kommuniziert werden. Richten Sie sie an umfassenderen strategischen Zielen aus und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ihre Bedeutung verstehen und wissen, wie sie zum Gesamterfolg beitragen.
• Anpassen und verfeinern. Seien Sie darauf vorbereitet, KPIs nach Bedarf anzupassen und zu verfeinern. Das Geschäftsumfeld und die strategischen Prioritäten ändern sich, daher ist es wichtig, dabei zu bleiben flexKPIs können angepasst und aktualisiert werden, um neue Realitäten und Ziele widerzuspiegeln.

Wie misst man KPIs?

Die effektive Messung von KPIs erfordert einen systematischen Ansatz, um eine genaue Verfolgung, Analyse und Berichterstattung sicherzustellen. Hier finden Sie eine umfassende Anleitung zur Messung von KPIs:

• Definieren Sie Datenquellen. Identifizieren Sie die Datenquellen, die zur Messung jedes KPI erforderlich sind. Dazu können interne Systeme wie CRM und andere gehören ERP-Software, Datenbanken, Finanzunterlagen, Kundenfeedback-Plattformen und externe Quellen wie Marktberichte oder Benchmarking-Daten. Stellen Sie sicher, dass die Datenquellen zuverlässig sind und ständig aktualisiert werden.
• Datenerfassungsmethoden. Legen Sie klare Methoden zur Datenerfassung fest. Dies kann eine automatisierte Datenerfassung durch Softwaretools, manuelle Dateneingabe, Umfragen oder Datenanbieter von Drittanbietern umfassen.
• Datenqualitätssicherung. Implementieren Sie Prozesse, um die Qualität und Integrität der Daten sicherzustellen. Dazu gehört die regelmäßige Validierung, Bereinigung und Verifizierung der Daten, um Fehler und Unstimmigkeiten zu beseitigen.
• Messfrequenz einstellen. Bestimmen Sie, wie oft jeder KPI gemessen und gemeldet werden soll. Dies kann je nach Art des KPI und Geschäftskontext variieren. Einige KPIs müssen möglicherweise täglich verfolgt werden, während andere wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich gemessen werden können.
• Nutzen Sie Analysetools. Nutzen Sie Analysetools und Software, um die gesammelten Daten zu verarbeiten und zu analysieren. Tools wie Business-Intelligence-Plattformen (BI), Datenvisualisierungssoftware und Tabellenkalkulationen können bei der Organisation von Daten, der Durchführung von Berechnungen und der Generierung von Erkenntnissen hilfreich sein.
• Legen Sie Grundlinien und Ziele fest. Messen Sie die aktuelle Leistung, um Basislinien festzulegen. Vergleichen Sie dies mit historischen Daten oder Branchen-Benchmarks. Legen Sie klare Ziele fest, die definieren, wie der Erfolg für jeden KPI aussieht.
• Überwachen Sie Trends und Muster. Überprüfen und analysieren Sie regelmäßig die KPI-Daten, um Trends, Muster und Anomalien zu erkennen. Die Überwachung von Trends im Zeitverlauf liefert Erkenntnisse darüber, ob sich die Leistung verbessert, abnimmt oder stabil bleibt.
• Leistungs-Dashboards. Erstellen Sie Dashboards zur Visualisierung von KPI-Daten. Dashboards bieten eine umfassende Echtzeitansicht der Leistungskennzahlen und erleichtern so die Verfolgung des Fortschritts und die schnelle Identifizierung von Problemen. Stellen Sie sicher, dass Dashboards für relevante Stakeholder zugänglich sind.
• Regelmäßige Berichterstattung. Erstellen Sie regelmäßige Berichte, die die KPI-Leistung zusammenfassen. Diese Berichte sollten die wichtigsten Ergebnisse hervorheben, die tatsächliche Leistung mit den Zielen vergleichen und umsetzbare Erkenntnisse liefern. Passen Sie Berichte an das Publikum an, egal ob es sich dabei um Führungskräfte, Manager oder Teammitglieder handelt.
• Feedback und Anpassungen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Messung von KPIs, um Feedback zu geben und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Dabei kann es sich um die Überarbeitung von Zielen, die Änderung von Strategien oder die Optimierung von Prozessen handeln. Kontinuierliche Feedbackschleifen stellen sicher, dass die KPIs relevant bleiben und auf die Geschäftsziele ausgerichtet sind.
• Benchmarking. Vergleichen Sie die KPI-Leistung mit Industriestandards oder Mitbewerbern. Benchmarking hilft dabei, die relative Leistung zu verstehen und Best Practices zu identifizieren, die zur Verbesserung der Ergebnisse übernommen werden können.
• Ständige Verbesserung. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie KPIs regelmäßig überprüfen und verfeinern. Wenn sich die Geschäftsbedingungen und -ziele weiterentwickeln, aktualisieren Sie die KPIs, um neue Prioritäten widerzuspiegeln und sicherzustellen, dass sie weiterhin zu sinnvollen Leistungsverbesserungen führen.