Was ist E-Mail-Archivierung?

Unter E-Mail-Archivierung versteht man das sichere Speichern und Verwalten von E-Mail-Daten, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die elektronische Beweismittelermittlung zu unterstützen und die langfristige Aufbewahrung zu ermöglichen.

Bei der E-Mail-Archivierung werden E-Mail-Kommunikationen systematisch gespeichert, organisiert und aufbewahrt, um sie langfristig abrufen und abrufen zu können. Im Gegensatz zu herkömmlichen backup Während E-Mail-Archivierungsmethoden in erster Linie auf die Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Daten abzielen, liegt der Schwerpunkt auf der Indizierung und Verwaltung von E-Mail-Inhalten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Offenlegungsprozesse zu erleichtern und sicherzustellen, dass wichtige Geschäftsinformationen jederzeit zugänglich sind.

Bei diesem Prozess werden in der Regel E-Mails in Echtzeit oder durch geplante Uploads erfasst, ihre Integrität durch Schutz vor Manipulation sichergestellt und sie in einem sicheren und durchsuchbaren Ordner organisiert. Quelle. Lösungen zur E-Mail-Archivierung umfassen häufig Tools zum Filtern, Markieren und Indizieren, sodass autorisierte Benutzer bei Bedarf leichter bestimmte Nachrichten abrufen oder Kommunikationsmuster analysieren können.

Durch die Implementierung der E-Mail-Archivierung reduzieren Unternehmen den Speicherbedarf, wahren die Datenkonsistenz und erfüllen gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften zur Datenaufbewahrung. Dadurch verbessern sie sowohl die Betriebseffizienz als auch data security.

E-Mail-Archivierung vs. E-Mail Backup

Die E-Mail-Archivierung ist für die langfristige Speicherung konzipiert und ermöglicht eine effiziente Suche und den Abruf von E-Mail-Inhalten, um Compliance-, Rechtsermittlungs- und behördliche Anforderungen zu unterstützen. Archivierungssysteme erfassen E-Mails beim Senden oder Empfangen, indizieren sie und speichern sie in einem sicheren, manipulationssicheren Repository. So ist es einfach, auf bestimmte Informationen zuzugreifen oder Kommunikationsmuster im Laufe der Zeit zu analysieren.

Im Gegensatz dazu backup ist in erster Linie für die Wiederherstellung nach Datenverlust oder -beschädigung vorgesehen, wobei der Schwerpunkt eher auf der Wiederherstellung ganzer Postfächer oder Systeme als auf der Wiederherstellung einzelner Nachrichten liegt. Backups werden im Allgemeinen für kürzere Zeiträume gespeichert und sind weniger organisiert, sodass häufig eine vollständige Wiederherstellung erforderlich ist, um auf bestimmte Nachrichten zuzugreifen. Während beide Ansätze E-Mail-Daten schützen, bietet die Archivierung ein strukturiertes, durchsuchbares System für Compliance und Analyse, während backup dient in erster Linie einem Schutz gegen versehentliches Löschen oder Systemausfälle.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?

Die E-Mail-Archivierung folgt in der Regel einem strukturierten Prozess zum Erfassen, Speichern und Verwalten von E-Mails für den langfristigen Zugriff und Abruf. So funktioniert es:

Erfassung und Einnahme. E-Mails werden in Echtzeit erfasst, wenn sie gesendet und empfangen werden, oder durch die geplante Aufnahme vorhandener E-Mails aus den Postfächern der Benutzer. Dadurch wird sichergestellt, dass jede E-Mail ab dem Zeitpunkt, an dem sie das Unternehmen erreicht oder verlässt, sicher gespeichert wird.
Indizierung und Klassifizierung. Jede E-Mail wird anhand verschiedener Kriterien wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Schlüsselwörtern indiziert. Diese Metadaten werden verwendet, um einen durchsuchbaren Index zu erstellen, der das schnelle Abrufen bestimmter E-Mails oder Kommunikationsmuster ermöglicht.
Deduplizierung und Komprimierung. Um Lagerraum zu sparen und die Effizienz zu verbessern, führt das System Deduplizierung um doppelte Kopien derselben E-Mail zu eliminieren und die Daten zu komprimieren, ohne ihre Integrität zu verändern. Dies reduziert die Speicherkosten und rationalisiert Datenmanagement.
Verschlüsselung und Sicherheit. Archivierte E-Mails sind verschlüsselt um sie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus Rollenbasierte Zugriffskontrollen Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal die archivierten Daten anzeigen oder abrufen kann, und achten Sie dabei auf die Einhaltung der Sicherheitsstandards.
Speicherung in einem sicheren Repository. Die E-Mails werden in einem sicheren, manipulationssicheren Repository gespeichert, das Datenintegrität langfristig. Dieses Repository ist oft cloud-basiert oder lokalisiert auf sicheren, gewidmet servers innerhalb der Organisation.
Aufbewahrungsverwaltung. Aufbewahrungsrichtlinien werden auf der Grundlage gesetzlicher und behördlicher Anforderungen angewendet und legen fest, wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, bevor sie entweder gelöscht oder in den Langzeitspeicher verschoben werden. Diese Richtlinien gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und tragen zur Reduzierung der Speicherkosten bei, indem veraltete Daten entfernt werden.
Suchen und Abrufen. Wenn eine Suchanfrage gestellt wird – beispielsweise während der elektronischen Beweismittelermittlung oder eines Audits – können die archivierten E-Mails schnell über die indexierten Metadaten, sodass autorisierte Benutzer bestimmte E-Mails oder Nachrichtensätze finden können, ohne das gesamte Archiv wiederherstellen zu müssen.

Gründe für die E-Mail-Archivierung

Dies sind die Hauptgründe für die Implementierung der E-Mail-Archivierung:

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Viele Branchen, darunter der Finanz-, Gesundheits- und Rechtsdienstleistungsbereich, sind gesetzlich verpflichtet, E-Mail-Aufzeichnungen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Durch die E-Mail-Archivierung können Unternehmen diese gesetzlichen Standards einhalten, indem sie E-Mails sicher speichern und für Audits oder Compliance-Prüfungen leicht abrufbar machen.
E-Discovery und Rechtsvorbereitung. Im Falle eines Gerichtsverfahrens stellen E-Mail-Archive eine zuverlässige Beweisquelle dar und helfen Unternehmen, umgehend auf E-Discovery-Anfragen zu reagieren. Die Archivierung ermöglicht eine effiziente Suche und den Abruf relevanter Kommunikation und unterstützt das Rechtsteam dabei, die erforderlichen Informationen schnell und genau zu sammeln.
Datenerhaltung. Durch die E-Mail-Archivierung können wertvolle Geschäftsinformationen, Mitteilungen und per E-Mail ausgetauschte Kenntnisse aufbewahrt werden. Durch die Aufbewahrung dieser Daten können sich Unternehmen vor Datenverlust schützen und historische Aufzeichnungen aufbewahren, die für strategische Entscheidungen, Mitarbeiterwechsel oder als historische Referenz von entscheidender Bedeutung sein können.
Speicheroptimierung. Durch die Archivierung von E-Mails kann die Belastung des primären E-Mail-Systems verringert werden servers, wodurch Speicherplatz freigegeben und die server Leistung. Durch das Verschieben älterer E-Mails in ein Archiv können Unternehmen ihren Datenspeicher effizienter verwalten und die Kosten für server Upgrades oder zusätzliche Speicherkapazität.
Katastrophale Erholung und Datenintegrität. Die E-Mail-Archivierung dient als Schutzschicht in Notfallwiederherstellungsplänen und stellt sicher, dass E-Mail-Daten auch im Falle eines Datenverlusts intakt bleiben. Hardware Ausfälle oder Cyber-Vorfälle. Archivierte Daten werden in sicheren Repositorien gespeichert, oft verschlüsselt und Redundanz, wodurch langfristige Integrität und Zuverlässigkeit gewährleistet werden.
Produktivität und Zugänglichkeit. Ein effektives E-Mail-Archivierungssystem ermöglicht es Mitarbeitern, alte E-Mails einfach abzurufen, ohne die IT-Teams zu belasten. Durch die Bereitstellung eines durchsuchbaren und gut organisierten Archivs können Mitarbeiter unabhängig auf historische Informationen zugreifen, was die Produktivität steigert und den Zeitaufwand für den E-Mail-Abruf reduziert.
Verbesserte Sicherheit. Archivierte E-Mails sind vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder versehentlichem Löschen geschützt, häufig durch rollenbasierte Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. Dies verbessert die Gesamt data security, wodurch sichergestellt wird, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und autorisiertes Personal dennoch darauf zugreifen kann.

Wie wählt man ein Tool zur E-Mail-Archivierung aus?

Bei der Auswahl des richtigen E-Mail-Archivierungstools müssen verschiedene Faktoren bewertet werden, um sicherzustellen, dass es die Anforderungen Ihres Unternehmens an Compliance, Sicherheit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit erfüllt. Hier sind die wichtigsten Überlegungen:

Compliance- und regulatorische Unterstützung. Suchen Sie nach einem Tool, das den regulatorischen Anforderungen Ihrer Branche entspricht, wie zum Beispiel Datenschutz, HIPAAoder FINRA. Es sollte anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien, manipulationssicheren Speicher und umfassende Prüfpfade bieten, damit Sie die Vorschriften einhalten können.
Such- und AbruffunktionenEine effektive Archivierungslösung bietet erweiterte Suchfunktionen, einschließlich Filterung nach Metadaten, Schlüsselwörtern, Datumsbereichen und Absender-/Empfängerinformationen. Dies ermöglicht das schnelle Abrufen von E-Mails und unterstützt E-Discovery, Audits und interne Untersuchungen.
Skalierbarkeit und Speicherverwaltung. Bei steigendem E-Mail-Volumen sollte das Tool in der Lage sein, Treppe ohne Kompromisse bei der Leistung. Erwägen Sie Lösungen, die bieten flexSpeichermöglichkeiten wie cloud Lager, auf dem Gelände serversoder Hybridmodelle, um die Kosten im Griff zu behalten und bei veränderten Anforderungen problemlos zu erweitern.
Sicherheit und Datenschutz. Sicherheit ist für archivierte Daten von entscheidender Bedeutung, da sie oft vertrauliche Informationen enthalten. Suchen Sie nach Tools mit robuster Verschlüsselung (im Transit , in Ruhe), Zugriffskontrollen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) um Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und die Datenintegrität zu gewährleisten.
Integration mit bestehenden Systemen. Stellen Sie sicher, dass sich das Tool reibungslos in Ihre E-Mail-Plattform (z. B. Microsoft 365, Google Workspace) und andere relevante Systeme wie Daten integriert backup oder Dokumentenmanagementlösungen. Die nahtlose Integration vereinfacht die Bereitstellung und minimiert Störungen im täglichen Betrieb.
Verwaltung der AufbewahrungsrichtlinieWählen Sie eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht flexible Aufbewahrungsrichtlinien, um unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Regeln für die automatische Archivierung, Löschung oder Langzeitspeicherung basierend auf vordefinierten Richtlinien festzulegen, die sich leicht anpassen lassen.
Notfallwiederherstellung und backup UnterstützungEin ideales Archivierungstool sollte Datenredundanz bieten, backupund Disaster Recovery-Optionen, um archivierte E-Mails vor Datenverlust durch Systemausfälle oder Cyberangriffe zu schützen. Suchen Sie nach Lösungen mit automatischer backup und sichere Datenreplikation.
Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist besonders für Mitarbeiter wichtig, die Self-Service-Zugriff auf archivierte E-Mails benötigen. Das Tool sollte ein intuitives Design, eine unkomplizierte Navigation und einen einfachen Zugriff auf Such- und Exportfunktionen bieten.
Kosten- und Lizenzstruktur. Die Preismodelle für E-Mail-Archivierungstools variieren, von Gebühren pro Benutzer bis hin zu speicherbasierten Kosten. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und wählen Sie eine Lösung, die Ihren finanziellen Einschränkungen entspricht, und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Funktionen im ausgewählten Paket enthalten sind.
Kundensupport und Zuverlässigkeit des Lieferanten. Berücksichtigen Sie schließlich den Ruf des Anbieters, die Verfügbarkeit des Kundensupports und Service Level Agreements (SLAs). Ein zuverlässiger Anbieter mit gutem Kundensupport kann bei der Implementierung, Fehlerbehebung und laufenden Wartung einen erheblichen Unterschied machen.

E-Mail-Archivierungstools

E-Mail-Archivierungstools sind wichtige Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, E-Mail-Daten sicher und effizient zu speichern, zu verwalten und abzurufen. Durch das Erfassen, Indizieren und Aufbewahren von E-Mail-Inhalten unterstützen diese Tools die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, E-Discovery und sicheres Datenmanagement. Hier finden Sie einige beliebte E-Mail-Archivierungstools und ihre Angebote.

Microsoft 365 Compliance Center

Microsoft 365 Compliance Center bietet integrierte E-Mail-Archivierung für Organisationen, die die Microsoft 365-Suite verwenden, und ist damit eine einfache Wahl für diejenigen, die bereits in das Microsoft-Ökosystem investiert haben. Es bietet Funktionen wie E-Discovery, Aufbewahrungsrichtlinien und Verhinderung von Datenverlust (DLP) um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Mit robuster Sicherheit und Integration mit anderen Microsoft-Tools unterstützt es nahtlose Datenarchivierung und -abruf und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung aller Industriestandards.

Barracuda E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierungslösung von Barracuda bietet umfassende E-Mail-Aufbewahrung und -Verwaltung mit Schwerpunkt auf Compliance und sicherer Speicherung. Sie umfasst Funktionen wie detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien, manipulationssichere Speicherung und erweiterte Suchoptionen für effiziente E-Discovery. Barracuda bietet außerdem flexkompatible Bereitstellungsoptionen (vor Ort oder cloud-basiert) und lässt sich gut in Microsoft 365, Google Workspace und andere beliebte E-Mail-Plattformen integrieren.

Mimecast Cloud Archiv

Mimecast Cloud Archiv ist ein cloud-basierte Lösung, die skalierbare E-Mail-Archivierung mit leistungsstarken Suchfunktionen bietet und schnelles und genaues Abrufen unterstützt. Sie ist mit starken Compliance-Funktionen ausgestattet und bietet Prüfpfade, unveränderlichen Speicher und automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien. Die erweiterten Analyse- und Berichtstools von Mimecast ermöglichen es Unternehmen außerdem, Einblicke in E-Mail-Nutzungsmuster zu gewinnen und die Sicherheit durch Archivierung zu verbessern.

Proofpoint Enterprise-Archiv

Proofpoint Enterprise Archive konzentriert sich auf robuste Compliance, E-Discovery und Datenschutz für stark regulierte Branchen. Es bietet intelligente Indizierung, manipulationssicheren Speicher und anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien und gewährleistet so die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften. Mit erweiterten Such- und maschinellen Lernfunktionen ermöglicht Proofpoint effizientes E-Discovery und minimiert das Risiko menschlicher Fehler bei Datenabrufprozessen.

Google Tresor

Google Vault ist die E-Mail-Archivierungslösung von Google Workspace, die für die Verwaltung und Aufbewahrung von Daten innerhalb des Google-Ökosystems konzipiert ist. Sie bietet Aufbewahrungsregeln, E-Discovery und Exportfunktionen, sodass Unternehmen die Richtlinien zur Datenaufbewahrung einhalten können. Google Vault lässt sich nahtlos in Google Workspace integrieren und ermöglicht Benutzern das einfache Archivieren von Gmail- und Google Chat-Kommunikationen. Damit ist es ideal für Unternehmen, die die Produktivitätstools von Google verwenden.

Arcserve UDP-Archivierung

Arcserve UDP Archiving konzentriert sich auf data security, backupund Archivierung mit leistungsstarken Funktionen für Compliance und E-Discovery. Es bietet mehrstufige Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien, um Daten zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Die Archivierungslösung von Arcserve lässt sich in die wichtigsten E-Mail-Plattformen integrieren und bietet flexabilität und Sicherheit sowohl vor Ort als auch cloud Umgebungen.

MailStore Server

MailStore Server ist eine lokale E-Mail-Archivierungslösung, die für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Sie bietet automatisierte E-Mail-Erfassung, Indizierung und Suchfunktionen und stellt eine kostengünstige Archivierungslösung ohne Kompromisse bei Compliance oder Datenintegrität dar. Mit Unterstützung für eine Reihe von E-Mail servers und Clients, einschließlich Microsoft Exchange, Gmail und IMAP/POP3, MailStore Server ist vielseitig und hochgradig konfigurierbar.

Jatheon Cloud

Jatheon Cloud ist eine flexfähig, cloud-basiertes E-Mail-Archivierungstool, das für Compliance und einfachen Datenabruf entwickelt wurde. Es bietet E-Mail-Erfassung in Echtzeit, Aufbewahrungsverwaltung und Suchfunktionen für den schnellen Zugriff auf archivierte E-Mails. Jatheon bietet außerdem leistungsstarke E-Discovery-Tools, rollenbasierte Berechtigungen und Prüfprotokolle und ist damit eine solide Wahl für Unternehmen, die eine sichere, cloud-native Lösung.

Bewährte Methoden zur E-Mail-Archivierung

Für eine effektive Implementierung der E-Mail-Archivierung müssen Best Practices befolgt werden, um sicherzustellen, data security, Compliance und effizientes Datenmanagement. Diese Praktiken helfen Unternehmen, die Vorteile ihrer Archivierungslösung zu maximieren und gleichzeitig Risiken und Kosten zu minimieren. Hier sind einige wichtige Best Practices für die E-Mail-Archivierung:

Definieren Sie klare Aufbewahrungsrichtlinien. Legen Sie klar definierte Aufbewahrungsrichtlinien auf der Grundlage gesetzlicher und geschäftlicher Anforderungen fest. Bestimmen Sie, wie lange E-Mails gespeichert werden sollen, und erstellen Sie automatisierte Regeln für die Archivierung, Löschung oder Verschiebung von Daten in den Langzeitspeicher.
Gewährleisten Sie sicheren Zugriff und sichere Berechtigungen. Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, um einzuschränken, wer archivierte E-Mails anzeigen oder abrufen kann. Nur autorisiertes Personal sollte Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, mit Berechtigungen, die auf bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten zugeschnitten sind.
Archivierungsprozesse automatisierenAutomatisieren Sie die Erfassung und Archivierung von E-Mails, um menschliche Fehler zu vermeiden und Konsistenz zu gewährleisten. Automatisierte Prozesse können E-Mails in Echtzeit erfassen, sodass keine Nachricht übersehen wird, und Aufbewahrungsrichtlinien ohne manuelles Eingreifen durchsetzen.
Verwenden Sie erweiterte Verschlüsselung und DatenschutzSchützen Sie archivierte E-Mails mit robuster Verschlüsselung, um unbefugten Zugriff und Datenmissbrauch zu verhindern. Erwägen Sie außerdem die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und andere Sicherheitsmaßnahmen, um die Archivierungsplattform zu sichern.
Führen Sie regelmäßige Audits durch und überwachen Sie die Einhaltung. Überprüfen Sie das Archivierungssystem regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien entspricht. Durch Überprüfungen können potenzielle Probleme wie unbefugter Zugriff oder Lücken bei der Datenaufbewahrung identifiziert werden. So können diese Probleme schnell behoben und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden.
Effiziente Suche und Abfrage ermöglichen. Wählen Sie eine Archivierungslösung mit leistungsstarken Such- und Abruffunktionen, die es Benutzern ermöglicht, E-Mails schnell anhand von Schlüsselwörtern, Datumsbereichen oder anderen Kriterien zu finden.
Planen Sie Skalierbarkeit und zukünftiges Wachstum. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigen auch Ihre Archivierungsanforderungen. Wählen Sie eine skalierbare Lösung, die steigende Datenmengen ohne Kompromisse bei Leistung oder Sicherheit bewältigen kann. Bedenken Sie cloud-basierte Lösungen, die flexflexibler Speicher und kann sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen.
Implementieren Sie Disaster Recovery und backup UnterstützungStellen Sie sicher, dass die Archivierungslösung Daten enthält backup und Disaster Recovery-Funktionen zum Schutz archivierter E-Mails vor versehentlichem Löschen, Hardwarefehlern oder Cyber-Vorfälle.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Archivierungsrichtlinien. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Richtlinien zur E-Mail-Archivierung. Informieren Sie sich beispielsweise darüber, welche E-Mail-Typen archiviert werden und wie bei Bedarf auf die archivierten Daten zugegriffen werden kann.
Überwachen und überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Archivierung. Überwachen und bewerten Sie kontinuierlich die Leistung und Konformität des Archivierungssystems. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und sicherzustellen, dass das System weiterhin mit den Geschäftszielen, regulatorischen Änderungen und neuen Sicherheitsstandards übereinstimmt.

Wie archiviere ich E-Mails?

Um E-Mails effektiv zu archivieren, müssen Sie die richtigen Methoden und Tools auswählen, um E-Mail-Daten sicher zu speichern und für den langfristigen Zugriff zu organisieren. Dieser Abschnitt beschreibt praktische Schritte, die Ihnen dabei helfen, einen E-Mail-Archivierungsprozess einzurichten, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, data security, und einfaches Abrufen bei Bedarf.

Wie archiviere ich E-Mails in Gmail?

Das Archivieren von E-Mails in Gmail ist ein unkomplizierter Vorgang, mit dem Sie Ihren Posteingang bereinigen können, ohne Nachrichten dauerhaft zu löschen. Archivierte E-Mails werden aus dem Hauptposteingang entfernt, bleiben aber für zukünftige Referenzzwecke im Ordner „Alle E-Mails“ zugänglich. So archivieren Sie E-Mails in Gmail.

Verwenden der Gmail-Website

Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto in einem Webbrowser.
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten, indem Sie die Kontrollkästchen neben jeder Nachricht aktivieren.
- Klicken Sie auf die Archiv (ein kleines Kästchen mit einem nach unten gerichteten Pfeil) oben im Posteingang. Die ausgewählten E-Mails werden aus Ihrem Posteingang entfernt und unter „Alle E-Mails“ gespeichert.

Verwenden der mobilen Gmail-App

Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Mobilgerät.
- Drücken Sie lange auf die E-Mail, die Sie archivieren möchten, oder tippen Sie auf mehrere E-Mails, um sie auszuwählen.
- Tippen Sie auf die Archiv Symbol, normalerweise dargestellt durch ein kleines Kästchen mit einem nach unten gerichteten Pfeil. Die E-Mails werden in „Alle E-Mails“ verschoben.

E-Mails automatisch archivieren
Sie können Filter einrichten, um bestimmte Arten von E-Mails automatisch zu archivieren:

Klicken Sie in Gmail auf das Einstellungen Zahnradsymbol, dann wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen.
Gehen Sie zur Filter und blockierte Adressen Tab und klicken Sie auf Erstellen Sie einen neuen Filter.
Geben Sie Kriterien für die E-Mails ein, die Sie automatisch archivieren möchten (z. B. einen bestimmten Absender oder ein Schlüsselwort).
Klicken Sie auf Filter erstellen, dann überprüfe Posteingang überspringen (archivieren)und bestätigen Sie mit einem Klick auf Filter erstellen.

Wie archiviere ich E-Mails in Outlook?

Um E-Mails in Outlook zu archivieren, können Sie integrierte Archivierungsoptionen verwenden, um alte E-Mails an einen separaten Ort zu verschieben und so Speicherplatz in Ihrem primären Postfach freizugeben. So geht's.

Manuelle Archivierung

Öffnen Sie Outlook und gehen Sie dann zu Reichen Sie das > Infos.
- Auswählen Zubehör > Alte Gegenstände aufräumen.
- Wählen Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordnerund wählen Sie dann den Ordner aus, den Sie archivieren möchten (z. B. Posteingang).
- Legen Sie einen Termin fest in Archivelemente älter als um anzugeben, welche E-Mails archiviert werden sollen.
- Wählen Sie einen Speicherort für die archivierten Datei (.pst-Datei) und klicken Sie auf OK.

AutoArchivierung

Öffnen Sie Outlook und gehen Sie dann zu Reichen Sie das > Optionen > Erweitert.
- Der AutoArchivierung, klicken AutoArchive-Einstellungen.
- Legen Sie fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll, und wählen Sie Einstellungen wie das Alter der Elemente und den Archivierungsort.
- Auswählen Wenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an wenn Sie über mehrere Ordner hinweg archivieren möchten.

Outlook Online-Archivierung (Microsoft 365)
Wenn Sie Outlook mit einem Microsoft 365-Abonnement verwenden, haben Sie möglicherweise eine Online-Archiv Postfach, das von Ihrem Administrator aktiviert wurde.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren primären Postfachordner (z. B. Posteingang) und wählen Sie Richtlinie zuweisen > Archivierungsrichtlinie.
- Wählen Sie eine Archivierungsrichtlinie (z. B. „1 Jahr ins Archiv verschieben“), um ältere E-Mails automatisch in das Onlinearchiv zu verschieben.

So archivieren Sie E-Mails in iCloud Post?

Archivieren von E-Mails in iCloud Mail hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu organisieren, indem es Nachrichten in den Archivordner verschiebt, wo sie zugänglich bleiben, ohne Ihren Hauptposteingang zu überladen. So archivieren Sie E-Mails auf verschiedenen Geräten.

Auf ichCloud.com €XNUMX

Melden Sie sich bei i anCloud Mailen Sie mit Ihrer Apple-ID.
Wählen Sie in Ihrem Posteingang die E-Mail(s) aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie auf die In den Ordner verschieben Schaltfläche (Ordnersymbol) in der Symbolleiste.
Wählen Archiv Aus dem Dropdown-Menü.

Alternativ können Sie in der Symbolleiste eine Schaltfläche „Archivieren“ aktivieren:

Klicken Sie oben in der Liste der Postfächer auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen .
Unter dem Das Ergebnis Registerkarte, überprüfen Schaltfläche „Archivieren“ in der Symbolleiste anzeigen.
Klicken Sie auf Erledigt .

Dadurch wird Ihrer Symbolleiste eine Schaltfläche „Archivieren“ zum schnelleren Archivieren hinzugefügt.

Auf dem iPhone oder iPad

Öffnen Sie den Microsoft Store auf Ihrem Windows-PC Einstellungen App.
Zylinderkopfschrauben MailUnd wählen Sie dann Trading Konten.
Wählen Sie Ihr iCloud Konto und tippen Sie auf iCloud.
Scrolle nach unten und tippe auf MailTippen Sie dann auf Erweitert.
Der Verschieben Sie verworfene Nachrichten inWählen Postfach archivieren.

Wenn Sie jetzt in der Mail-App bei einer E-Mail nach links wischen, wird Ihnen die Option angezeigt, Archiv statt Löschen.

Auf dem Mac

Öffnen Sie den Microsoft Store auf Ihrem Windows-PC Mail App.
Wählen Sie die E-Mail(s) aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie auf die Archiv in der Symbolleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie Archiv.

Dadurch werden die ausgewählten E-Mails in den Archivordner verschoben.