Was ist Information Governance?

Information Governance (IG) ist ein umfassender Rahmen für die Verwaltung und Kontrolle von Informationen innerhalb einer Organisation. Es umfasst Richtlinien, Verfahren und Technologien, um die Genauigkeit und Sicherheit der Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen zu gewährleisten.

Was ist Information Governance?

Information Governance (IG) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung und Kontrolle von Informationen innerhalb einer Organisation, um sicherzustellen, dass sie auf eine Weise gehandhabt werden, die den gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und Risikomanagementanforderungen entspricht. Dieser Rahmen umfasst die Erstellung und Durchsetzung von Richtlinien, Verfahren und Technologien, die die Genauigkeit, Sicherheit und Zugänglichkeit von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus gewährleisten.

IG integriert verschiedene Disziplinen, wie zum Beispiel Datenmanagement, Datenschutz, Informationssicherheit und Datensatzverwaltung, um die Nutzung und den Wert von Informationsressourcen zu optimieren. Auf diese Weise hilft es Unternehmen, Entscheidungsprozesse zu verbessern, Risiken zu mindern und die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften zu erreichen. Es konzentriert sich auch darauf, die Kosten und Komplexitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung großer Datenmengen zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass kritische Informationen geschützt und bei Bedarf verfügbar bleiben.

Warum ist Information Governance wichtig?

Informationsverwaltung ist wichtig, weil sie sicherstellt, dass die Informationen eines Unternehmens effektiv, sicher und in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Anforderungen verwaltet werden. Durch die Implementierung von Informationsverwaltung können Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse durch genaue und zuverlässige Daten verbessern, die mit Datenschutzverletzungen und Nichteinhaltung verbundenen Risiken verringern und die betriebliche Effizienz steigern.

Effektive IG-Praktiken helfen auch, sensible Informationen zu schützen, Datenintegritätund stellen die rechtzeitige Verfügbarkeit von Informationen sicher. Darüber hinaus kann IG zu Kosteneinsparungen führen, indem es Datenverwaltungsprozesse rationalisiert und Daten Redundanz oder Veralterung und zur Optimierung der Nutzung von Informationsressourcen.

Schlüsselkomponenten der Information Governance

Die Informationsverwaltung umfasst eine Reihe von Komponenten, die gemeinsam die effektive Verwaltung, Sicherheit und Konformität der Informationsressourcen eines Unternehmens gewährleisten. Zu diesen Schlüsselkomponenten gehören:

• Richtlinien und Verfahren. Legen Sie klare Richtlinien und Protokolle für den Umgang mit Informationen fest, um Konsistenz und Compliance im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Diese Dokumente definieren Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus.
• Datenmanagement. Konzentriert sich auf die systematische Organisation, Speicherung und Abfrage von Daten. Es umfasst Verfahren für Datenqualität, Datenarchitektur und Datenlebenszyklusmanagement, um sicherzustellen, dass die Daten genau, zugänglich und nutzbar sind.
• Datenschutz und Sicherheit. Umfasst Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen vor unbefugtem Zugriff und Verstößen. Dazu gehört die Umsetzung Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen zum Schutz der Datenintegrität und Vertraulichkeit.
• Compliance und Recht. Stellt sicher, dass die Organisation die relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards einhält. Dazu gehört die regelmäßige Überwachung und Aktualisierung von Praktiken, um branchenspezifische Vorschriften einzuhalten und rechtliche Strafen zu vermeiden.
• Aktenverwaltung. Umfasst die systematische Kontrolle von Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung und Pflege bis zur Entsorgung. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Aufzeichnungen aufbewahrt und zugänglich sind, während veraltete Aufzeichnungen sicher entsorgt werden.
• Verwaltung des Informationslebenszyklus. Verwaltet Daten von der Erstellung bis zur Entsorgung und stellt sicher, dass sie entsprechend den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen angemessen klassifiziert, aufbewahrt und entsorgt werden.
• Risikomanagement. Identifiziert, bewertet und mindert Risiken im Zusammenhang mit dem Umgang mit Informationen. Dazu gehört die Bewältigung potenzieller Bedrohungen wie Datenverstöße, Data Lossund Nichteinhaltung von Vorschriften.
• Audit und Überwachung. Überprüft und bewertet regelmäßig die Wirksamkeit der IG-Praktiken. Audits helfen dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und zu überprüfen, ob Richtlinien und Verfahren korrekt befolgt werden.

Herausforderungen der Informationsverwaltung

Die Informationsverwaltung steht vor mehreren Herausforderungen, die ihre effektive Implementierung und Aufrechterhaltung behindern können. Diese Herausforderungen ergeben sich aus der Komplexität der Verwaltung riesiger Datenmengen, sich entwickelnden regulatorischen Rahmenbedingungen und der Notwendigkeit robuster Sicherheitsmaßnahmen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Herausforderungen der Informationsverwaltung aufgeführt:

• Datenvolumen und -vielfalt. Organisationen generieren und sammeln riesige Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen, was die effiziente Verwaltung, Speicherung und Abfrage relevanter Informationen zu einer Herausforderung macht.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Um mit den sich ständig ändernden Gesetzen und Vorschriften in verschiedenen Rechtsräumen Schritt zu halten, ist eine kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der IG-Richtlinien und -Praktiken erforderlich.
• Data security und Privatsphäre. Schutz vertraulicher Informationen vor Verstößen, unbefugtem Zugriff und Cyber-Bedrohungen erfordert robuste Sicherheitsmaßnahmen und ständige Wachsamkeit.
• Datenqualität und -genauigkeit. Für eine effektive Entscheidungsfindung ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Daten genau, konsistent und zuverlässig sind. Aufgrund menschlicher Fehler sowie System- und Integrationsproblemen gestaltet sich die Aufrechterhaltung der Datenqualität jedoch schwierig.
• Benutzerakzeptanz und Schulung. Die erfolgreiche Implementierung von IG-Richtlinien und -Praktiken hängt von der Zustimmung und Einhaltung durch die Benutzer ab, was umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung erfordert.
• Technologieintegration. Die Integration von IG-Tools und -Systemen in die vorhandene IT-Infrastruktur kann komplex und kostspielig sein und erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.
• Kostenmanagement. Die Implementierung und Pflege eines IG-Frameworks ist mit erheblichen Kosten verbunden, darunter Technologieinvestitionen, Mitarbeiterschulungen und laufende Compliance-Bemühungen.
• Datenlebenszyklusmanagement. Die Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus, von der Erstellung bis zur Entsorgung, erfordert die Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren, deren konsequente Durchsetzung schwierig sein kann.

Rahmenwerke für die Informationsverwaltung

Ein Rahmenwerk zur Informationsverwaltung ist ein strukturierter Ansatz, den Organisationen verwenden, um ihre Informationsressourcen effektiv zu verwalten und zu kontrollieren. Diese Rahmenwerke bieten Richtlinien, bewährte Methoden und Standards, um sicherzustellen, dass Informationen korrekt, sicher, konform und bei Bedarf verfügbar sind. Hier sind einige allgemein anerkannte Rahmenwerke zur Informationsverwaltung.

ARMA Information Governance Reifegradmodell

Das ARMA-Modell (Association of Records Managers and Administrators) bietet einen strukturierten Ansatz zur Bewertung der IG-Praktiken einer Organisation. Es umfasst Grundsätze wie Verantwortlichkeit, Transparenz, Integrität, Schutz, Compliance, Verfügbarkeit, Aufbewahrung und Disposition. Dieses Modell hilft Organisationen dabei, ihre IG-Reife zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Referenzmodell zur Informationsverwaltung (IGRM)

Das im Rahmen des Electronic Discovery Reference Model (EDRM)-Projekts entwickelte IGRM betont die Zusammenarbeit zwischen Rechts-, Datensatzverwaltungs- und IT-Abteilungen. Es konzentriert sich auf die Definition des Informationswerts, das Verständnis des Informationslebenszyklus und die Einrichtung einer Governance-Struktur zur Verwaltung und Kontrolle von Informationen.

COBIT (Kontrollziele für Informationen und verwandte Technologien)

COBIT wurde von ISACA entwickelt und bietet einen umfassenden Rahmen für IT-Governance und -Management. Es umfasst Prinzipien, Praktiken und Analysetools, die Unternehmen dabei helfen, Informationsrisiken zu managen, Compliance sicherzustellen und strategische Ziele zu erreichen. COBIT deckt die Informations-Governance als Teil seines umfassenderen IT-Governance-Ansatzes ab.

ISO 15489 - Datensatzverwaltung

Die Norm ISO 15489 bietet Richtlinien für eine effektive Datensatzverwaltung, die eine wichtige Komponente von IG darstellt. Sie beschreibt bewährte Vorgehensweisen für die Erstellung, Erfassung und Verwaltung von Datensätzen während ihres gesamten Lebenszyklus und stellt deren Authentizität, Zuverlässigkeit und Zugänglichkeit sicher.

DSGVO (Allgemeine Datenschutzverordnung)

DSGVO ist ein regulatorischer Rahmen, der den Datenschutz und die Privatsphäre von Einzelpersonen innerhalb der Europäischen Union regelt. Obwohl es sich nicht um einen traditionellen IG-Rahmen handelt, hat es erhebliche Auswirkungen auf die Informationsverwaltung, da es strenge Anforderungen an die Art und Weise stellt, wie Organisationen personenbezogene Daten sammeln, speichern, verarbeiten und schützen.

DAMA-DMBOK (Wissenskörper zum Datenmanagement)

Das von der Data Management Association International entwickelte DAMA-DMBOK-Framework bietet umfassende Richtlinien für die Verwaltung von Daten als kritisches Unternehmensgut. Es deckt verschiedene Aspekte des Datenmanagements ab, darunter Datenverwaltung, -qualität, -architektur und -sicherheit.

NIST Cybersecurity Framework

Dieses vom National Institute of Standards and Technology (NIST) entwickelte Framework konzentriert sich auf das Management von Cybersicherheitsrisiken. Es enthält Richtlinien zum Schutz von Informationssystemen, zur Erkennung und Reaktion auf Cybersicherheitsvorfälle sowie zur Wiederherstellung nach diesen. Während sein Hauptaugenmerk auf Internet-Sicherheit, es ist ein integraler Bestandteil umfassenderer Bemühungen zur Informationsverwaltung.

Informations-Governance vs. Daten-Governance

Informations-Governance und Daten-Governance sind eng verwandte, aber dennoch unterschiedliche Konzepte.

Information Governance ist ein umfassender Rahmen, der die gesamte Verwaltung von Informationen innerhalb einer Organisation umfasst, einschließlich Richtlinien, Verfahren und Technologien zur Gewährleistung von Datengenauigkeit, Sicherheit, Compliance und optimaler Nutzung. Es integriert verschiedene Disziplinen wie Datenmanagement, Datenschutz und Datensatzverwaltung.

Data Governance hingegen ist ein Teilbereich von IG, der sich speziell auf die Verwaltung von Datenqualität, Datenrichtlinien und Datenlebenszyklen konzentriert. DG zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Daten konsistent, vertrauenswürdig und effektiv genutzt werden, und unterstützt die umfassenderen Ziele von IG durch die Festlegung von Standards und Praktiken für das Datenmanagement.